La plateforme de gestion de contenu Xerox® DocuShare® Go
La solution infonuagique idéale pour partager des fichiers dans votre entreprise.
La gestion de contenu intelligente.
Que vous travailliez sur des documents papier, des fichiers numériques ou les deux, le contenu est essentiel à la réussite de votre entreprise.
Aujourd’hui, la réception et la circulation de l’information sont devenues de simples tâches quotidiennes. Toutefois, l’extraction et l’utilisation de l’information qui y est contenue sont extrêmement compliquées et propices aux erreurs. Vraiment pas simple!
Peu importe le format ou la quantité d’information requise, il vous faut une plateforme de gestion du contenu qui automatise l’organisation, le partage, la collaboration et la sauvegarde du contenu critique de votre entreprise. C’est pourquoi nous avons mis au point la plateforme de gestion de contenu Xerox® DocuShare® Go.
Intelligent
Grâce aux technologies d’intelligence artificielle et d’apprentissage machine de pointe, l’extraction des données est automatisée. Tout ce qui a été capturé, des logos aux numéros de facture, même le texte manuscrit, peut être analysé, reconnu et balisé automatiquement. Une fois balisée, l’information peut être organisée pour que vous, et vos collègues, puissiez facilement la retrouver.
Simple et Efficace
DocuShare Go élimine l’aspect fastidieux de la gestion du contenu. L’automatisation accroît l’efficacité, facilitant la récupération et le partage de l’information. La création de documents en collaboration et le contrôle des versions se font automatiquement en temps réel, permettant d’en finir avec le cycle du téléchargement, de l’enregistrement, de l’envoi par courriel et du téléversement.
Les flux de travail simples sont faciles à mettre en place et à utiliser et permettent d’automatiser les tâches professionnelles quotidiennes telles que les demandes d’approbation.
Accessible Partout
Aujourd’hui, grâce à l’hébergement en ligne de DocuShare Go, les travailleurs sur place ou en télétravail demeurent connectés au contenu pertinent depuis n’importe quel emplacement. DocuShare Go est une plateforme de collaboration qui vous permet également de partager des fichiers avec des personnes de l’extérieur de votre entreprise, y compris les clients et les fournisseurs.
En Toute Sécurité
Il est important de stocker et de circuler le contenu, mais il est tout aussi important de protéger chaque nom, numéro et signature. Des pratiques d’hébergement sécuritaire aux normes de l’industrie et un chiffrage de bout en bout assure que la propriété intellectuelle et toutes vos données sont en sécurité. Seules les personnes qui ont la permission peuvent accéder et voir ce qui est partagé avec elles, assurant que votre entreprise soit conforme aux réglementations gouvernementales.
Prêt à l’emploi
- Créez un compte et vous voilà prêt à travailler en quelques minutes, et non en quelques jours.
- Pas besoin de télécharger de logiciel ou de maintenir du matériel en service, l’hébergement en ligne vous permet d’être opérationnel 24 heures sur 24.
Allez-y et automatisez
- Automatisez les processus quotidiens et restez efficace grâce au contrôle automatique et en temps réel de la collaboration et des versions des documents.
- La technologie d’IA reconnaît le contenu saisi, le balise, puis le stocke sans exiger d’intervention manuelle.
- Les versions s’enregistrent automatiquement durant la collaboration pour assurer que toutes les modifications soient instantanément saisies et visibles aux autres.
- Les flux d’approbation automatisent les demandes de notification pour valider les documents, puis les acheminent vers des dossiers définis en fonction des décisions d’acceptation ou de rejet.
Curieux de savoir comment l’intelligence automatisée peut optimiser une équipe mieux connectée?
Collaborez en déplacement
- Connectez-vous en toute confiance. L’hébergement en ligne sécurisé et le chiffrage de bout en bout assurent la sécurité de toutes vos communications et des renseignements partagés.
- Un accès instantané à partir de tout emplacement. Grâce à la plus récente technologie progressive d’applications en ligne, les utilisateurs profitent d’une expérience sans soucis, peu importe le type d’appareils qu’ils choisissent.
- Maintenez le cap. Notifiez les utilisateurs qu’une action ou une tâche est en cours.
- Classez automatiquement la documentation et ajoutez ou personnalisez les champs de métadonnées, notamment les types de métadonnées, pour une recherche flexible.
- Collaborez à la production de documents, même en simultané. Fini le copier-coller d’une version à l’autre.
Soyez aux commandes
- Une visibilité complète. Ne manquez plus une étape du processus, téléversez, téléchargez ou modifier un document grâce au tableau de bord d’utilisation et à la fonction de vérification.
- Invitez des collègues et des clients à consulter vos fichiers et dossiers. L’accès en fonction des rôles est simple à mettre en place. Vous décidez qui voit quoi et qui gère le contenu.
- Une plateforme aussi flexible que votre contenu. Stockez et gérez des documents structurés, des notes écrites, des vidéos, des factures, des formulaires, et plus encore.
Flux de travail d’approbation simple
- Créez des tâches d’approbation automatisées en quatre étapes simples.
- Acheminez les documents vers des dossiers prédéfinis en fonction des réponses d’approbation ou de rejet.
- Les approbateurs peuvent également ajouter des commentaires de soutien.
Types de documents
- La possibilité d’ajouter de nouveaux types de documents ou de personnaliser des types de documents prédéfinis permet d’adapter la plate-forme aux besoins individuels des entreprises.
- Les champs de type de document permettent d’ajouter des métadonnées supplémentaires, ce qui rend les critères de recherche de documents plus flexibles.
Politiques de conservation des documents
- Définissez des dates d’expiration pour faciliter la gestion du cycle de vie des documents et soutenir les initiatives de conformité des données.
Rapports d’audit
- Les rapports d’audit téléchargeables indiquent qui consulte, modifie, télécharge, partage et déplace les fichiers, ainsi que la date et l’heure de l’opération.
Vous avez besoin d’aide pour archiver vos fichiers afin qu’ils soient facilement récupérables ?
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Xerox® Translate and Print App
Traduire vite et bien tout en conservant la mise en page d’origine. Avec cette app sur votre imprimante Xerox® AltaLink® ou VersaLink®, il suffit de scanner un document, de l’imprimer ou l’envoyer par courrier électronique dans la langue de votre choix. La traduction instantanée à votre portée.
Xerox® Audio Documents App
Accédez à vos contenus lorsque vous êtes en déplacement. Convertissez des documents papier en fichiers audio sur l’imprimante Xerox® AltaLink® ou VersaLink®. La conversion du texte en MP3 est simple et rapide. Numérisez, téléchargez et écoutez, partout et à tout moment. Mettez vos écouteurs, appuyez sur la touche play et boostez votre productivité.
Xerox® Note Converter App
Comment récupérer vos notes écrites et les transmettre à vos collègues ? À l’aide de la technologie d’IA de Google, transformez les notes manuscrites en fichiers lisibles et éditables que vous pouvez partager. Écrivez, numérisez, partagez. Ne perdez plus de temps à taper à la main, agissez.